Skip to content
Главная | Наследовательное право | Единый образец повестки совещания

13.07.2017

Повестка дня, совещания – зачем нужна?


Именно организационный этап наиболее подходит для выработки регламента по управлению совещаниями в компании. Здесь еще имеется достаточно времени, чтобы хорошо отработать принципиальные стороны проведения совещаний. Сам факт того, что вы приступите к разработке регламента совещаний, приведет к появлению ряда связанных вопросов, например, зачем и какие совещания нужны, кто их участники, когда и как часто они должны проводиться, как готовить повестку дня и т.

Для ответа на них весьма желательно предварительно проработать и подготовить пусть временный регламент совещаний, письменный документ, который следует согласовать и утвердить у руководителя, а также довести его до участников совещаний для дальнейшего использования. По мере наработки практического опыта совещаний, регламент должен быть уточнен и принят как постоянный документ. Большую пользу может принести памятка участнику совещаний.

Удивительно, но факт! Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности. Идеальное количество участников от 5 до 7.

Обычно это короткая выжимка из регламента, документ с наиболее важными нормами и правилами, которые принимают на себя и обязуются выдерживать участники совещаний. Памятку в плакатном варианте, следует вывесить в комнате совещаний, чтобы находилась она в поле зрения участников.

часть Единый образец повестки совещания воскликнул

Хороший регламент нельзя разработать как абстрактное руководство, в отрыве от конкретных условий предприятия. Регламент является одним из результатов обследования предприятия, и мы считаем, что для экономии времени целесообразно совместить этап организации совещаний с обследованием предприятия.

Насколько глубоко и детально должен разрабатываться регламент? Здесь, как и везде, надо соблюдать меру. Попытки создать всеобъемлющий документ, в котором будут предусмотрены все нюансы поведения руководителя, докладчиков и выступающих, скорее всего, приведут только к потере времени.

Удивительно, но факт! Да и само заявление должно быть установленного образца и потребуется в 3 экземплярах для суда, для ответчика и для истца на этом экземпляре нужно.

Например, если начальник на совещании упорно слушает только себя и никого другого, этого регламентом не исправишь. На совещании каждый должен заниматься своим делом, докладчик — докладывать, секретарь — протоколировать, а руководитель — вести повестку дня к решениям поставленных вопросов. Регламент должен способствовать достижению определенных целей.

В нашем случае цель — это эффективные и результативные совещания. Для этого в регламенте должны найти отражение ряд следующих требований: Совещания должны быть организованными в части целей, тематики, участников, их проведение следует заблаговременно планировать; Для каждого совещания должна быть задана повестка дня, определяющая цель, тематику и рассматриваемые вопросы; У совещания должен быть руководитель, секретарь, формирующий протокол и участники, ответственные за вопросы повестки дня; Все участники должны быть заблаговременно информированы о дате, времени, месте, повестке дня и снабжены материалами совещания; По ходу совещания должен вестись протокол, в котором должны фиксироваться принятые решения и поручения по повестке дня; По завершении совещания протокол должен быть согласован, утвержден и направлен всем участникам и исполнителям; Исполнение поручений должно контролироваться, отклонения от сроков своевременно выявляться, исполнительская дисциплина сотрудников оцениваться; Протоколы и материалы совещаний должны накапливаться в базе данных для анализа истории и поиска прецедентов в решении вопросов.

Виды совещаний

Как обеспечить исполнение требований регламента? Это, как правило, руководитель организации или один из его заместителей, возможно, другой представитель топ — менеджмента.

Единый образец повестки совещания Все

Для соблюдения процедуры совещаний таким лицом может быть и секретарь руководителя, обладающий соответствующими полномочиями и достаточным авторитетом, хорошо знающий регламент и систему автоматизации управления совещаниями. С течением времени, любые, даже самые строгие требования регламентирующих документов затираются, забываются и не воспринимаются как обязательные к исполнению.

Разделы протокола

Это естественный процесс, противостоять которому необходимо осознанными действиями. Первый путь — включить регламент управления совещаниями в состав документации системы менеджмента качества СМК предприятия. В СМК существуют отлаженные процедуры аттестации и подтверждения соответствия, аудита и выявления отклонений от порядка исполнения установленных процедур. При этом должно быть назначено лицо, ответственное за функционирование системы менеджмент качества, в т.

Второй путь — использовать встроенную в систему управления совещаниями функцию контрольных вопросов, позволяющую фиксировать замечания и предложения участников по результатам проведенных совещаний для их дальнейшего совершенствования, задействовать, таким образом, своего рода обратную связь по качеству. В итоге, чтобы обеспечить надлежащее исполнение регламентов совещаний и их дальнейшее совершенствование, следует использовать все пути, опираться на руководство, на СМК и на возможности программы автоматизации совещаний.

Формат повестки дня совещаний Существует множество вариантов повестки дня совещаний.

Удивительно, но факт! На совещании каждый должен заниматься своим делом, докладчик — докладывать, секретарь — протоколировать, а руководитель — вести повестку дня к решениям поставленных вопросов. Комитет собирается в случае, когда требуется получить решение.

Каждое предприятие и организация создает ее, основываясь на собственном опыте, предпочтениях и ошибках. Выбор структуры очень важен для дальнейшего управления совещаниями, в первую очередь по соображениям удобства использования ее в повседневном режиме. Не надо считать мелким техническим вопросом определение структуры повестки дня, а проще говоря, выбор полей, которые должны быть указаны в этом документе. Непродуманная структура лишит вас необходимой гибкости и удобства в ходе совещаний и, особенно — при составлении протокола.

помнил Единый образец повестки совещания Когда приземлился

Следует напомнить, что повестка дня по ходу совещания пополняется соответствующими записями и становится протоколом по его завершению. Для этого мы предлагаем единый планово — отчетный документ, в котором сочетаются записи повестки дня и протокола совещаний. Структура такого документа включает следующие информационные сущности: Цель совещаний — одна или несколько целей в каждой повестке дня; Тематика совещаний — одна или несколько тем в каждой повестке дня; Вопросы совещаний — один или несколько вопросов по каждой теме; Поручения совещаний — одно или несколько поручений по каждому вопросу; Материалы совещаний — прикрепленные один или несколько файлов любого формата к каждому протоколу.

Указанная схема обладает достаточной гибкостью для представления самых разнообразных повесток дня и подходит для совещаний в различных государственных, муниципальных и коммерческих организациях. Данная структура повестки дня образует своего рода дорожную карту, позволяющую четко контролировать ход совещания и сократить число необязательных ошибок. В зависимости от потребностей совещательного органа, в ней можно сократить некоторые поля, например, объединить цель и тематику совещаний, либо совместить в решениях вопросы и поручения совещаний, что несколько ослабит четкость формулировок, однако без потери качества этого документа.

Читайте также:

  • Плюс банк ипотека список документов
  • 3 года до пенсии и увольняют
  • Соглашение о разделе долей в квартире
  • Какие автомобили относяться к легковым фургонам
  • Жалоба на авиакомпанию за задержку рейса
  • Договор на сдачу квартиры на сутки образец
  • Таможенное оформление товаров диплом бесплатно